Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем.

Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу.

С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Для чего издается данный приказ

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

бухпроффи

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

  1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  2. Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
  • Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
  • Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Документ подписывает руководитель организации.

Внимание! После этого перечисляются сотрудники, упомянутые в тексте документа. Каждый из них должен в подтверждение знакомства с документом проставить свою подпись.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (1

Правила ведения и хранения трудовых книжек в РФ

Листая трудовую книжку (ТК), можно проследить профессиональный путь от новичка-стажера до специалиста или руководителя крупного предприятия. Этот документ имеет особый статус в организации, за которым на уровне закона закреплен особый порядок ведения и учета.

Назначение трудовой книжки

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовая книжка содержит в себе необходимую информацию, которую требуется своевременно дополнять, если были изменения:

  1. Фамилия, имя, отчество. При их изменении, в том числе в связи с браком или разводом, вносится соответствующие корректировки.
  2. Год рождения.
  3. Образование и квалификация (специализация). При получении дополнительного образования вносятся новые сведения.
  4. Воинская служба.
  5. Курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки.
  6. Записи о награждениях и поощрении, в том числе государственными знаками отличия.

ВАЖНО! Внесение всех данных возможно только по оригиналу подтверждающих документов и в точном виде, как указано в них.

Правила ведения трудовых книжек прописаны в постановлениях Министерства труда и в Трудовом кодексе. Хотя трудовая принадлежит сотруднику, большую часть времени она находится на ответственном хранении в организации и выдается после увольнения.

На основании внесенной информации происходит расчет пенсии, а общий стаж влияет на получение различных пособий. Не стоит заводить каждый раз новую при трудоустройстве, это может иметь неприятные последствия:

  • Неверный расчет пособий, зависящих от стажа, например, оплата больничного листа.
  • Ошибки в определении страхового стажа для назначения пенсии.

Вам может быть интересно: Оформление на работу по договору без трудовой книжки

Работодатель оформляет новую трудовую с письменного заявления служащего, если ее на руках нет.

Ответственное лицо по ведению и хранению трудовых книжек

Ответственный за ведение и учет ТК назначается приказом. Только он имеет право вносить всю информацию в книжку, выдавать ее или делать ксерокопии с заверением. Им может быть как непосредственно директор организации, так и один из специалистов по кадровой работе или представитель бухгалтерии.

Если штат компании большой, ведение трудовых книжек можно возложить на нескольких работников. Для этого каждого из них необходимо вписать в приказ.

Приказ является обязательным документом, так как закрепляет ответственность за определенным человеком или группой людей. В случае спорных ситуаций по внесению данных или при чрезвычайных обстоятельствах именно эти люди будут отвечать за допущенные ошибки.

Образец приказа о назначении

Приказ составляется в стандартной форме. В нем указывается поименный список с должностями ответственных лиц и прописывается, кто осуществляет контроль. Визирует документ обычно директор компании.

Образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки доступен для скачивания по ссылке.

Правила ведения трудовых книжек

Заполнение книжки должно быть аккуратным и соответствовать инструкции по ведению трудовых книжек:

  1. Информация вносится разборчивым почерком.
  2. Каждая запись нумеруется последовательно.
  3. Помарки и ошибки крайне нежелательны. Все дополнения и исправления делаются по определенной схеме.
  4. Вносить данные следует ручкой синего или черного цвета.
  5. Оттиски печатей должны быть разборчивыми и не закрывать внесенную информацию.
  6. Каждая запись вносится на следующей пустой строчке после предыдущей информации.
  7. Нельзя сокращать слова и писать их на другом языке.
Читайте также:  Судебная практика по взысканию задолженности по коммунальным платежам

Вам может быть интересно: Правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Титульный лист

Первая страница представляет собой информацию о сотруднике. Сюда вписывается фамилия, имя и отчество человека по паспорту. Дата рождения вносится арабскими цифрами, при этом месяц можно писать словом или обозначать цифрой. Сведения об образовании вписываются по диплому. Если его нет, строчку оставляют пустой. Датой заполнения лучше указывать первый рабочий день.

Сведения о работе

Сведения о работе делаются при наличии подписанного приказа. Вся информация о должности, дате начала и номера приказа должны ему полностью соответствовать.

Данные о приеме на работу начинаются с полного юридического названия компании. Ее можно прописать от руки или поставить штамп. В дальнейшем название организации вписывать не нужно.

Если у работника имеются переводы — повышения в должности или назначения в другой отдел, это также отражается в трудовой на основании соответствующих приказов.

Сведения об увольнении

Основание прекращения работы указывается по приказу с указанием соответствующей статьи по Трудовому кодексу.

ВНИМАНИЕ! Штамп организации ставится только под записью об увольнении, в других строчках его быть не должно.

Вкладыш

Вкладыш в трудовую книжку не является самостоятельным, а скрепляется с трудовой как ее продолжение, когда свободные страницы для сведений о работе закончились.

Вкладыш имеет аналогичный титульный лист и страницы для внесения периода работы основного места. Заполнение листов происходит аналогично ведению трудовой книжки, порядковый номер продолжается с основной части трудовой.

Правила хранения трудовых книжек

Закон устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек, за нарушение которых возможны штрафы от надзорных органов. Порядок учета и хранения должен быть следующим:

  1. Заводится специальная книга, отображающая перемещение и учет трудовых книжек и вкладышей к ним. Может быть как купленная книга, так изготовленная самостоятельно. Важно, чтобы она имела соответствующее название, необходимые графы и пронумерованные листы. Книга обязательно прошивается. В неё в хронологическом порядке вписывается каждая поступающая трудовая, ее серия и номер. Указывается должность работника, подразделение и дата приступления к обязанностям. При увольнении сотрудника вносится дата выдачи трудовой и ее владелец ставит подпись, подтверждая факт получения.
  2. Чистые трудовые книжки и вкладыши хранятся как бланки строгой отчетности и выдаются по заявлению. Хранить их лучше в сейфе либо в специальном ящике закрытом от посторонних.
  3. Если бланки находятся на балансе в бухгалтерии, дополнительно заводится книга учета, в которой прописывается количество пустых бланков и использованных.

СОВЕТ! Чтобы легче было искать строчку нужной трудовой в книге учета, на самой книжке можно указать номер строки в журнале.

Хранение документов требует хорошей организации и порядка, это связано со спецификой работы с ними и облегчает поиск нужного бланка.

Сроки хранения

Хранятся трудовые на протяжении всего периода трудоустройства в данной фирме. В день увольнения документ должен быть возвращен владельцу.

В случаях, когда работник не имеет возможности получить свою трудовую в срок увольнения, работодатель хранит ее до востребования. При этом нужно предварительно направить письменное сообщение бывшему сотруднику о необходимости ее забрать.

В случае смерти работника документ может быть передан близким родственникам либо оставлен на хранение в личном деле в архиве.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: образец

Основная информация о профессиональной деятельности – приеме на работу, увольнении, перемещении по карьерной лестнице, отражается в трудовой книжке. Данный документ оформляется для каждого специалиста, устроенного на официальной основе.

Хранится она у работодателя, а ее заполнением занимается ответственный за ведение трудовых книжек, назначенный приказом руководителя. 2020 год ознаменовался переходом на электронный учет деятельности персонала, нужно ли в этом случае назначать на предприятии ответственного сотрудника?

Кто назначается ответственным за ведение трудовых книжек?

Ответственного за ведение трудовых книжек, а также их хранение, учет и выдачу работодатель выбирает самостоятельно. В большинстве случаев таковым становится сотрудник отдела кадров. Реже, но встречаются ситуации, при которых ответственными становятся бухгалтера, офис-менеджеры и другие сотрудники.

Делегирование обязанностей, касающихся заполнением книжек не снимает ответственности за их ведение с непосредственного работодателя.

Если внесение данных в документ производилось с ошибками, руководство компании может быть привлечено к административной ответственности. Данный факт регламентирован КоАП РФ, статьей 5.27.

Не менее важно соблюдать сроки выдачи трудовых при увольнении. При несвоевременном предоставлении документов, работодатель будет обязан возместить бывшему сотруднику ущерб. При этом подразумевается, что вследствие задержки гражданин не смог трудоустроиться на новое место работы. Информация по этому поводу подробно описана в 234 статье ТК РФ.

Как оформить приказ о назначении?

Единого бланка для оформления документа указанного характера не действующими нормами законодательства РФ не предусмотрено. В связи с этим допускается произвольная форма составления распоряжения, с использованием всех стандартных правил ведение документооборота на предприятии.

В качестве основы для приказа может быть использован фирменный бланк компании или чистый лист формата А4. Несмотря на отсутствие унифицированного образца, выделяют несколько правил, которыми следует руководствоваться при оформлении распоряжения. Таковыми являются следующие требования:

  • указание точного развернутого наименования документа;
  • наличие основания для формирования бумаги – ссылка на соответствующий нормативный акт;
  • наличие подписей лица, ответственного за составление приказа и главного руководителя компании-работодателя.

В шапке документа должна отображаться стандартная информация:

  • наименование компании с указанием ее формы и основных реквизитов;
  • название документа;
  • порядковый номер, присвоенный распоряжению;
  • дата и место оформления приказа.

Далее должна располагаться основная часть распоряжения. Ее примерная структура должна выглядеть следующим образом:

  • причина оформления – назначение ответственного специалиста за ведение трудовых книжек, организация их ведения и хранения;
  • инициалы и должность лица, назначаемого ответственным;
  • инициалы и должность лица, которое на время отсутствия ответственного будет его заместителем (во время нахождения основного специалиста в отпуске, на больничном и т.п.);
  • инициалы и должность лица, на которого возлагается контроль за исполнением настоящего приказа (чаще всего таковым становится главный руководитель фирмы);
  • основание для издания  – ссылка на Постановление Правительства РФ №225.

В конце распоряжения в нем ставят подписи специалист, назначенный ответственным, и сам работодатель. После издания документ попадает на хранение в папку, где хранится документация подобного характера.

Скачать образец

Скачать образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Нужен ли ответственный при переходе на электронный учет?

При переходе на электронную версию трудовых книжек работодателем также назначается ответственное лицо. В список главных обязанностей такого специалиста входят следующие функции:

  • формирование отчета и сдачи формы СЗВ-ТД в ПФР;
  • прием и регистрация заявлений сотрудников, в которых содержится информация о выбранной ими формы ведения трудовых книжек;
  • выдача бумажных трудовых на руки сотрудникам;
  • подготовка и выдача сотрудникам заполненных форм СТД-Р.

Приказ оформляется аналогичным образом, как и при назначении ответственного за ведение бумажных трудовых книг. Никаких отличий по составлению распоряжения не предусмотрено.

Выводы

Ведение трудовых книжек – это непростой процесс, требующий соответствующего внимания. В каждой компании приказом работодателя назначается ответственный специалист, на которого возлагаются обязанности заполнения трудовых книжек и должного хранения документации.

Ответственность сотрудника наступает с момента издания работодателем специального приказа. Единой формы для его заполнения нет. Достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота и отразить в документе всю необходимую информацию.

Как составить приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Трудовая книжка содержит информацию о рабочем процессе и стаже сотрудников (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Порядок сбора данных о рабочем периоде в электронной форме предусмотрен в ст. 66.1 ТК. Поскольку эти документы — одно из главных оснований для будущей пенсии работников, закон устанавливает строгие правила для работы с ТК. Они закреплены постановлением правительства от 16.04.2003 № 225.

В нормативном акте указано, что за правильное заполнение, хранение и учет ТК отвечает работодатель. Он обязан обеспечить условия для безопасного хранения в строго отведенном месте в соответствии с требованиями закона.

Для выполнения этой важной задачи руководитель издает распоряжение, кто из сотрудников компании обязан обеспечивать их сохранность, заполнять и выдавать сотрудникам всю информацию по ним. Это предусмотрено в п. 45 правил. Аналогичным образом поступают с ведением цифрового учета данных о труде работников.

Необходимо издать приказ о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек, в котором конкретному специалисту поручить новые функции. Среди главных задач выполнения работы по цифровому учету рабочей деятельности:

  • формирование отчетов по форме СЗВ-ТД, их отправка в ПФР;
  • обработка заявлений трудящихся о предпочтительном варианте ТК;
  • выдача выписок, справок и др.
Читайте также:  Извещение подольск дти что это ? заказное письмо

Кто пишет приказ о назначении специалиста по работе с ТК

В каждой фирме приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, составляют от имени директора.

А вот исполнителем выступает юрист, офис-менеджер, делопроизводитель или другой сотрудник. Но не имеет значения, кто этим занимается, поскольку последнее слово всегда остается за руководителем.

Распоряжение приобретет юридическую силу только после того, как его завизирует директор.

На усмотрение руководителя остается и вопрос, на кого возложить обязанности по ведению ТК. Обычно учетом кадровой документации занимается специалист кадрового делопроизводства. Но не обязательно.

Если компания небольшая и отдела кадров нет, то назначают другого сотрудника, способного вести учет документов, — секретаря, бухгалтера.

После перевода ТК на цифровой учет внесение сведений о профессиональной деятельности часто перекладывают на сотрудников бухгалтерии, которые формируют электронные отчеты и передают их в ПФР.

Чтобы оформить кадровика, достаточно издать распоряжение, поскольку эти функции указаны в его договоре и должностной инструкции. Если эти задачи возлагают, например, на секретаря или сотрудника бухгалтерии, то придется внести изменения в должностную инструкцию о назначении ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии.

Если уполномоченное лицо поменяется, то предыдущий специалист обязан составить акт приема-передачи и передать приемнику все ТК. В этом случае недостаточно отметить только количество этих документов, следует указать личные данные их владельцев.

Особенности документа

Стандартного единого шаблона приказа о возложении обязанности ведения трудовых в законодательстве нет. Пишут его на компьютере в произвольном виде, ориентируясь на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016. Оформите его на традиционном бланке, принятом в компании. Если его нет, то на обычном листе А4.

Следуйте основным требованиям:

  1. В шапке документа отметьте название компании, место нахождения, регистрационные коды (ИНН, КПП, ОГРН).
  2. Ниже слева напишите дату и номер регистрации. Справа — место издания акта.
  3. Посередине — название документа («Распоряжение о…»).
  4. Распорядительная часть.
  5. Подпись директора.
  6. Подписи сотрудников, ознакомленных с документом.
  7. Печать (если принято в организации).

Акт оформляют в одном экземпляре. В содержании после слова «Приказываю…» обязательно укажите, на каком основании издан документ (отметьте реквизиты законодательных актов, в нашем случае п. 45 ПП № 225). В тексте уточните ответственное лицо (Ф.И.О., должность).

Следующим пунктом пропишите, кто обязан выполнять функции, когда основной специалист отсутствует из-за командировки, временной нетрудоспособности и другим уважительным причинам. Внизу расположите Ф.И.О. сотрудников, которые ознакомятся с распоряжением под подпись.

После издания зарегистрируйте документ в регистрационном журнале.

Образец

Вот шаблон приказа об ответственном за хранение трудовых книжек в организации в 2021 году, который вы вправе взять в качестве основы при заполнении.

  • Общество с ограниченной ответственностью ­­­­_____________
  • Адрес___________
  • тел/факс ____________
  • ОГРН / ОКПО ___________
  • ИНН / КПП ______________________
  • Приказ №____
  • О назначении сотрудников по ведению, хранению и учету ТК

В связи с пунктом 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Назначить ответственного за ведение и учет трудовых книжек _____________ (должность, Ф.И.О.).
  2. На время отсутствия Ф.И.О. возложить эти задачи на _________ (должность, Ф.И.О.).
  3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
  1. Руководитель
  2. /__подпись______/_расшифровка
  3. С приказом ознакомлены:
  4. /__подпись______/_расшифровка
  5. /_подпись_______/_расшифровка

А это образец заполнения приказа о назначении лица, отвечающего за ведение трудовых книжек в ДОУ, включая учет электронных ТК.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Как и сколько хранить распоряжение о назначении специалиста по ТК

После издания и подписания всеми сторонами бланк следует оставить на хранение. Поскольку этот распорядительный документ относится к основной деятельности компании, хранят его в канцелярии.

Сохранять эти документы необходимо 75 лет (ст. 19 перечня, утвержденного приказом Министерства культуры № 558 от 25.08.2010).

Когда срок истекает, его передают в архив компании, затем аннулируют по правилам, установленным в законодательстве.

Надо ли назначать ответственного за ведение и учет трудовых книжек?

Несмотря на планирующуюся отмену, трудовые книжки, на данный момент, являются основным документом о трудовой деятельности и стаже работы.

В связи с этим, законодательством, уделяется отдельное внимание их ведению и учету, устанавливая ответственность работодателя за нарушение установленного порядка.

В статье рассмотрим надо ли назначать ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек.

Кто отвечает за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек?

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Об этом говорится в пункте 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей1.

В данном документе установлено также, что внутри организации перед работодателем за хранение и учет трудовых книжек, за их своевременное и правильное оформление отвечает специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением).

Как назначить ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек?

Для соблюдения вышеуказанного требования руководителю организации приказом (распоряжением) следует назначить конкретного работника ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Вот образец приказа о назначении ответственного работника

  • Общество с ограниченной ответственностью «Квартет»
  • ООО «Квартет»
  • Приказ
  • 10 февраля 2012 года                                                          №25
  • О назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

Приказываю:

Назначить с 11 февраля 2012 года ответственным лицом за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Сорокину И.В.

Генеральный директор                     Королев                      И.Д. Королев

Если работник, ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на работе?

Если работник, ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек уходит в отпуск, заболел, направляется в командировку или увольняется, то его полномочия необходимо передать другому работнику. Передача полномочий также оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации. Передавать книжки следует по акту.

______________________________

1 Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках».

Вы уже знаете о бесплатной электронной рассылке «Советы экспертов от А до Я»?
Вместо того, чтобы читать сотни статей по интересующим Вас темам или самостоятельно их выискивать по информационным службам, подпишитесь на бесплатную рассылку от наших экспертов о самых важных событиях и трендах » Сейчас подписаться бесплатно! «

Приказы о назначении ответственных

Вопрос

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (особенно одних и тех же лиц) за какую-то функцию организации и за постоянные задачи нет никакого смысла.

Организация фактически представляет собой группу функций и группу людей. Все функции и трудовые обязанности закрепляются положениями о подразделениях и должностными (рабочими) инструкциями сотрудников, фиксируются в трудовых договорах с ними. Это т.н. ответственность «по должности», которая возлагается постоянно и на действующего работника, и на принимаемого нового.

https://www.youtube.com/watch?v=-iFh7asly2k\u0026t=626s

Посмотрите на формулировки должностных (рабочих) инструкций1, в которых может быть заранее закреплена ответственность за выполнение трудовой функции, в т.ч. отдельных трудовых действий.

Например, в должностной инструкции ведущего специалиста кадровой службы может быть установлено, что он «назначается ответственным за ведение и учет трудовых книжек работников и вкладышей к ним, ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, ведение и учет личных дел и за предоставление сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде». На основании должностной инструкции и трудового договора 1 раз издается приказ об ответственности ведущего специалиста с указанием фамилии, имени и отчества, и сотрудник будет оставаться ответственным до тех пор, пока не перейдет на другую должность или не уволится.

Тогда новый сотрудник, принятый ведущим специалистом в кадровую службу на основании действующей должностной инструкции, трудового договора и приказа о приеме на работу, будет единожды приказом назначен ответственным за тот же блок задач на весь период своей работы в организации в этой должности.

Ответственность может возлагаться приказом руководителя и в рамках делегирования полномочий, и на основании требований действующего законодательства не только как постоянная, но и как дополнительная функция, не закрепленная в должностной инструкции и трудовом договоре работника.

В этом случае ее необходимо будет подтверждать внесением изменений в действующую должностную инструкцию и/или трудовой договор конкретного работника, решать вопросы об оплате дополнительных обязанностей и о мотивации, о замещении в случае временного отсутствия и др.

Все решения будут действовать только на период действия ответственности, возложенной на конкретного сотрудника (персоналию), с даты издания приказа без указания срока действия и даты отмены, а не ежегодно.

Если рассматривать сферу управления документами, то тут практически обязательными становятся приказы о назначении ответственности:

  • за архивное хранение документов: обеспечение хранения, комплектования, учет и использование документов архивного фонда организации (если архив не образуется как структурное подразделение, см. Пример 2 далее);
  • ведение делопроизводства (во всей организации и в структурных подразделениях, см. Пример 1 далее);
  • обработку и защиту персональных данных работников (во всей организации и в структурных подразделениях);
  • за ведение табеля учета рабочего времени (в структурных подразделениях);
  • за хранение бланков (отдельно – бланков строгой отчетности), печатей и штампов (всей организации и в структурных подразделениях);
  • за ведение и учет трудовых книжек работников и вкладышей к ним, ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, ведение и учет личных дел (в кадровой службе);
  • за предоставление сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде (в кадровой службе или в бухгалтерии, что предусматривает делегирование права использования усиленной квалифицированной электронной подписи);
  • за ведение воинского учета, бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности (обычно в кадровой службе);
  • за организацию работы с обращениями граждан и организаций (чаще всего – на заместителя руководителя);
  • за работу с обращениями граждан в письменной форме и в форме электронных документов, с запросами пользователей информации, поступивших в письменной форме, в т.ч. в форме электронных документов (на службу делопроизводства, ИТ-отдел и руководителей структурных подразделений, если им предоставляется право вести переписку по исполнению обращений).

А вопрос назначения ответственных за пожарную безопасность имеет свою специфику, потому что жестко регулируется государством. Как оформить приказ о назначении ответственных в этой сфере, мы подробно рассмотрели в отдельной статье.

Пример 1. Текст приказа о назначении ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, когда в должностные инструкции уже внесена эта обязанность (обычно в должностных инструкциях младших и вспомогательных специалистов она формулируется как «работа с документами»)

Скачать документ

Приказ о назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Совмещение и доплата

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

  Перерывы при работе за компьютером трудовой кодекс

Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

Особенности формирования приказа, общие моменты

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

Смена работника

Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

Составные части приказа

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

  • Наименование организации, реквизиты.
  • Дата подписания.
  • Город.
  • С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
  • С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.
  • Какие именно обязанности возлагаются.
  • Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
  • В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
  • За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

.

  • Главная Личные настройки
  • Бесплатная справочная база по кадрам
  • Большая справочная база по кадрам
  • Справочная база
      Бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
  • Пошаговые инструкции кадровых операций
  • Образцы документов по кадрам
  • Трудовые книжки
  • Вопросы-ответы и статьи по кадрам
  • Нормативно-правовые акты
  • Разъяснения Роструда, ГИТ, Пленума ВС РФ
  • Методические пособия и книги (электронные версии)
  • Самоучитель
  • Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство
  • Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция
  • Таблицы и схемы
  • Информационный стенд отдела кадров
  • Профстандарты и квалификационные справочники
  • Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов
  • Производственные календари
  • Обзор последних изменений в ТК РФ
  • Словарь терминов по трудовому праву
  • Журнал
  • О журнале «Кадровик-практик»
  • Что входит в ИКС?
  • Подписаться на журнал «Кадровик-практик»+ИКС
  • Содержание справочной базы для подписчиков
  • Переход к журналам «Кадровик-практик» (онлайн-версии)
  • Переход к большой справочной базе по кадрам (для подписчиков)
  • Переход ко всем тестам УЦ
  • Интернет-магазин
      Подписка на журнал «Кадровик-практик»
  • Книги по кадровому делопроизводству (электронные версии)
  • Журналы регистрации, книги учета
  • Книги по программам 1С
  • Книги по кадровому делопроизводству (печатные, на бумаге)
  • Программы, сервисы по 1С (только по предоплате)
  • Отдельные публикации: статьи, образцы документов, пошаговые инструкции (продажа доступа на сайте)
  • Электронная библиотека «Пакет Кадровика» на CD
  • Купить наши товары в регионах (дилеры)
  • Акции сайта
  • Выгодные комплекты
  • Отзывы о наших товарах
  • Оптовикам
  • Готовятся к изданию (книги, которые скоро выйдут)
  • Карта поставок
  • Форумы
  • Рассылки
  • Тесты
  • Контакты
  • Написать отзыв или предложение
  • Написать благодарность
  • Написать жалобу
  • Сотрудничество
    • Главная
    • Справочная база
    • Журнал
    • Интернет-магазин
    • Форумы
    • Рассылки
    • Тесты
    • Контакты
    • Авторизация
    • [email protected]
    • 88 (917) 338-98-99

      Отказ в трудоустройстве: причины и основания

    1. Авторизация
    2. Обновлено!
    3. Всё о нерабочих президентских днях 4-7 мая 2021 г.
    4. Подборка разъяснений Минтруда, Роструда, наших экспертов. Бесплатный доступ
    5. Главная
    6. Материалы по кадрам
    7. Образцы документов по кадрам
    8. Авторизация
    9. Корзина
    10. Корзина0 позиций на сумму 0 руб.
    • Бесплатная справочная база по кадрам
    • Пошаговые инструкции кадровых операций
    • Образцы кадровых документов
    • Трудовые книжки
    • Методические пособия и книги (электронные версии)
    • Нормативно-правовые акты
    • Разъяснения Роструда, ГИТ, Пленума ВС РФ
    • Вопросы-ответы и статьи по кадрам
    • Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство
    • Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция
    • Профстандарты и квалификационные справочники
    • Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов
    • Обзор последних изменений в ТК РФ
    • Производственные календари
    • Таблицы и схемы
    • Информационный стенд отдела кадров
    • Опросы
    • Задачник для кадровика

    Последние публикации

    Оставьте комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *